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domingo, 25 de mayo de 2014

Como Organizar Una Empresa y Como Hacer Crecer Tu Startup - Parte 2

Como pudimos ver en la primera entrada, organizar no es nada sencillo; requieres de invertir tiempo, dinero y de un equipo. Sigamos viendo que otras cosas requerimos para organizar todo de manera eficiente.

Si aun no haz leído la primera parte puedes hacerlo >Aquí<



2.- Planificación Estratégica (Strategic Planning and Strategic Management)


PASO 1: Identificación de la misión actual de la organización, sus objetivos y estrategias

Cualquier empresa u organización, así sea esta de negocios o no lucrativa, o bien del sector público, necesita de una misión. Una misión se define como la razón de ser de una organización en su contexto, en su entorno. El concepto de misión no es una moda, ni reemplaza al concepto tradicional de "propósitos" o de "objetivos", ya que en realidad constituye un concepto estratégico para definir la filosofía de la empresa y por lo tanto su estrategia corporativa. La pregunta correcta que define la misión de una empresa es la siguiente: ¿Cuál es la razón de ser del negocio? La respuesta pertinente obliga a los ejecutivos y administradores de la empresa a definir con presión el ámbito de sus productos o servicios como beneficios esperados por sus clientes actuales y potenciales. Los componentes de la definición de una misión son el mercado de consumidores, el producto, la tecnología, la preocupación por sobrevivir, la filosofía de la empresa, el auto-concepto de la organización y su preocupación por la imagen pública.
Una declaración correcta de misión proporciona la clave para precisar la razón de ser de la empresa y por lo tanto orienta todo el proceso de la planeación estratégica.

PASO 2: El análisis del entorno externo.

El papel que juegan las variables del entorno es vital en la planeación y en la definición de la estrategia de la empresa. Los elementos del entorno definen las opciones disponibles para la administración de la corporación. Una compañía exitosa es aquélla que posea una estrategia que le permita un ajuste rápido y oportuno a los cambios del ambiente. Un análisis ambiental le permite a los administradores definir las oportunidades y las amenazas y, por otra parte, precisar las fortalezas y las debilidades de la empresa. Respecto del comportamiento de las variables del entorno (política, sociedad, economía, legislación, tecnología, cultura, competidores, mercado, etc.) es necesario que los administradores conozcan las tendencias y las megatendencias que tarde o temprano puedan influir, sino es que determinar, la existencia de la firma.

PASO TRES: Identificación de oportunidades, amenazas y calculo de riesgos.

Luego de analizar críticamente el entorno pertinente a la organización, es preciso ahora evaluar aquéllas zonas del ambiente que pueden llegar a representar "ventanas de oportunidad", es decir, espacios dentro de los cuales la empresa puede asignar recursos rentablemente. Sin embargo, al mismo tiempo es preciso que los administradores tengan la mentalidad abierta para identificar las amenazas, pues tanto unas como otras deben verse oportunamente a fin de que la empresa esté en condiciones de tomar decisiones de modo oportuno. El análisis de las oportunidades y amenazas sugiere un enfoque amplio de la administración de la empresa, pues lo que para una organización representa una oportunidad para otra es una amenaza y viceversa.
""No entiendo cuando hablan sobre tomar riesgos, la mayoría de los empresarios exitosos que conozco solo piensan en una cosa: tratar de minimizar el riesgo lo más posible que se pueda."" -

> Peter Drucker "El Padre de la gerencia".
Quiero tumbarle un paradigma, pues si bien es cierto que los emprendedores tomamos riesgos, solo los tomamos de ser necesarios y son riesgos totalmente CALCULADOS, pero lo mejor es cuando hay mucha rentabilidad pero poco riesgo, rara vez usted tendrá éxito si no toma riesgos pero eso si, que sean totalmente calculados. Te dejo un excelente vídeo que habla mas sobre el tema.



PASO CUATRO: Análisis de los recursos de la organización .

Una mira al exterior supone al mismo tiempo una mirada al interior de la organización, pues las fortalezas y las debilidades, lo mismo que las oportunidades y las amenazas, pueden ser tanto externas como internas. Entendemos por recursos todos los potenciales que la empresa posee, y éstos se refieren tanto a los materiales (económicos, financieros y tecnológicos) como a los humanos (habilidades, destrezas, motivación, liderazgo, capacitación y cultura, entre otros). En este sentido, habrá que ver si la organización cuenta con los recursos necesarios para enfrentar las oportunidades y las amenazas, y en todo caso aprovecharlas o, en su caso, evitarlas y/o superarlas. Algunas preguntas guía son las siguientes:
  • ¿Qué habilidades tienen los ejecutivos de la compañía
  • ¿Qué destrezas tienen los empleados?
  • ¿Contamos con la tecnología necesaria?
  • ¿Poseemos el capital de trabajo y el capital financiero necesario y suficiente?
Estas y muchas otras preguntas habrán de ser respondidas antes de dar un paso definitivo y comprometer los recursos de la empresa en aventuras no medidas y evaluadas.

PASO CINCO: Identificación de las fortalezas y debilidades.

Una fortaleza es cualquier actividad que la empresa realiza bien, es decir, eficaz y eficientemente; por otro lado, también es fortaleza cualquier recurso de que dispone en modo preferente a sus competidores. En contrasentido, las debilidades son actividades en las que la empresa no es ni eficaz ni eficiente, o bien recursos que necesita pero que no posee. Ahora, si la empresa cuenta con habilidades y recursos excepcionales, mejores que los de sus competidores más cercanos, entonces la empresa realmente cuenta con una ventaja competitiva diferencial, ventaja que debe aprovechar antes que sus competidores, pues de los contrario las oportunidades se extinguirían rápidamente.

PASO SEIS: Revalorización de la misión y objetivos de la organización.

La fusión de los pasos 3 y 5 tiene efecto en la evaluación de las oportunidades de la empresa. El análisis cruzado de las fortaleza y debilidades en relación a las oportunidades y amenazas se ha denominado en la literatura administrativa como "Análisis FODA". , el mismo puede ser interpretado en un cuadrante dividido en cuatro secciones.

Un análisis de este tipo le permite a los administradores de la empresa una posibilidad real de evaluar lo que efectivamente pueden hacer. En consecuencia, constituye un instrumento fundamental para analizar y revalorar los objetivos de la empresa, pero ante todo su misión, su visión y la estrategia que de ellas se deriven. Preguntas tales como ¿Son realistas? ¿Requieren adaptación? ¿Es preciso replantear la misión de la empresa? Si se requieren cambios, entonces es altamente prudente que la alta dirección de la empresa emprenda innovaciones de rumbo, en caso contrario es preciso entonces que la empresa empiece a diseñar una estrategia para hacer realidad los planes.

Tal vez sea necesario insistir aquí en que regularmente el concepto de misión no ha sido entendido cabalmente dentro del marco de pensamiento de la planeación estratégica, pues suele tomársele como sinónimo de "propósitos" y de hecho muchos consideran que el término "misión" es meramente una moda, un neologismo o simplemente una nueva forma de decirle a los propósitos. Esto es falso, pues el concepto de misión responde precisamente a una necesidad estratégica, de tal modo que la misión sea capaz de expresar la razón de ser de la empresa u organización en su contexto, definiendo con claridad los beneficios que le ofrece al mercado, las necesidades de sus clientes y los valores que la compañía posee y que constituyen su filosofía empresarial.



PASO SIETE: Formulación de estrategias.

Entre las variadas opciones estratégicas que una compañía puede tener, seguramente algunas serán más pertinentes que otras; la pertinencia puede venir por el lado de los costos, de la rentabilidad, de la eficiencia o de la competitividad. Algunas opciones serán más compatibles con la misión de la organización que otras. En todo caso, lo esencial es que la empresa pueda capitalizar sus fortalezas y sus oportunidades de una mejor que sus más cercanos competidores pues de esta manera logrará obtener una ventaja competitiva. De modo que el referente más crítico para elegir la mejor estrategia es precisamente la competitividad.

PASO OCHO: Implantación de la estrategia.

Ejecutar lo planeado es el paso determinante de la labor ejecutiva, pues una estrategia es tan buena como su puesta en práctica. Por mucho que la estrategia haya sido muy bien pensada, si la ejecución no se encuentra acompañada de talento directivo y de liderazgo, la estrategia no funcionará. Por esta razón, los administradores deberán ser muy cuidadosos en definir no solo la estrategia primaria, esto es, la estrategia básica o principal de la empresa, sino que deberán también precisar la estrategia de implantación, llamada también secundaria, pues tan importante es la una como la otra.

PASO NUEVE: Evaluación de resultados.

Todo proceso de planeación es incompleto si carece de elementos evaluatorios. El control nace con la planeación, pues son procesos gemelos en el sentido de que van parejos, a la par, durante el camino de la gestión. No se concibe el uno sin el otro. Medir, comparar y evaluar los resultados obtenidos implica necesariamente la existencia de parámetros de referencia contra los cuales tasar, apreciar y juzgar lo obtenido. De esta manera, preguntas tales como ¿Qué tan efectivas han sido nuestras estrategias? ¿Qué ajustes son necesarios? Aquí podremos saber qué tan efectiva fue la estrategia que se eligió y en estas condiciones los administradores estarás en capacidad de tomar las mejores decisiones.

Los pasos descritos hasta aquí expresan los momentos decisivos que los administradores de una empresa deben tomar en cuenta cuando se enfrentan a la necesidad de pensar estratégicamente y de otorgar planes de largo plazo para sus compañías u organizaciones. Será necesario puntualizar que la planeación, como la organización y el control, son ciertamente sistemáticos, es decir, "iterativos", y esto significa que una parte esta contenida en la otra de modo infinito. Se planea la organización pero también se organiza la planeación. Por otra parte, toda planeación es necesariamente dinámica, cambiante, tanto como el entorno también lo sea.


3.- Estructura Organizacional




La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de la compañía; es un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de la empresa para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y plan de negocios


Es decir; Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la división, agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los empleados, y de cada uno entre sí. En dicha estructura el profesionalismo del personal contratado y los canales de comunicación entre las partes juegan un papel muy importante.
Sabemos que cuando hablamos de emprendimientos tendemos a usar la frase "Aqui no hay lideres" o "todos hacen de todo" Pero si quieres que tu empresa llegue a ser algo productivo y rentable es necesario que tengas un sistema y eso solo lograras mediante una "estructura organizacional"

Tienes que prestar especial importancia al trabajo en equipo y esto no solo se logra nombrando a un cabecilla o líder en el departamento X o Y, la única manera que hagas eso es creando un ambiente de sana competencia entre los mismos departamentos, poniendo metas y fechas limites para la entrega de los resultados y crear un ambiente donde se escuche la opinión de todos y tengan cierta libertad para actuar.

Te dejo los siguientes enlaces que exponen mas a fondo el tema de la estructura organizacional y su implementación en una compañía:

Enlace 1
Enlace 2
Enlace 3

4.- Manuales

Hacer manuales es el primer paso para dejar de estar presente en tu negocio y que este siga funcionando. Debes Plasmar por escrito cada proceso de tu empresa por pequeño que este sea, de manera que sea una guía para que tus gerentes sepan que hacer, para futuras generaciones que hereden el negocio, para el entrenamiento de empleados o por si piensas franquiciar tu negocio este negocio formaría parte del "How To". Los manuales permiten a la administración tener la información organizada y sistematizada sobre cada área y los procesos que deben efectuarse para tener éxito. Procura que sean de sencilla lectura, que vallan al grano, que hallan explicaciones de ser necesarias, que tengan un indice, imágenes y un glosario de términos. También en caso de ser necesario incluye vídeos.

Diferentes tipos de manuales que existen:
De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa, es donde se describe la estructura organizacional que hicimos arriba en forma de organigrama y se detalla que hace cada persona, un breve resumen, datos de su curriculum y su contacto.
De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. 


De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa, allí estarán las normas que rigen a la empresa como un todo, se define su ética y se protegen sus intereses, por ejemplo una política importante es: Que todos los productos que haga la compañía lleven el logo, nombre y contacto de la misma o que se devuelva el dinero si el producto sale defectuoso, etc. 
De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores y ética asi como su directiva y datos básicos.    
Específicos: que consignan información de un área o específica. Por ejemplo: "Manual de uso de la maquina cortadora."
Mantente en constante chequeo y actualización de tus manuales y también protege la información que hay en ellos, en las empresas grandes la competencia es tal que usan "Espionaje Industrial", esta es gente entrenada y pagada para robar manuales, toma en cuenta que si tu empresa fuese una nación ellos serian como la constitución.

5.-La Compañía es una persona

Debes entender para finalizar que la compañía es una persona que merece respeto y atención. Una cosa es TU DINERO y otra cosa es EL DINERO DE LA EMPRESA. No puedes hacer que tus deudas sean las deudas de la empresa, que tus gastos personales sean los gastos de la empresa. Tus impuestos no los tiene porque pagar ella ni tu tienes que pagar por los suyos.

Recuerda siempre buscar información de profesionales, hay muchas estafas. Cuando se trata de Startups no hay manuales ni guías para el éxito  lo que funciona para otros puede que no funcione para ti y viceversa. 

Sin organización, sin números ni planificación no llegaras a ningún lado, es importante evaluar cada aspecto, hacer manuales, hacer una estructura y ¡hey! esta bien salir a darse golpes. Son los golpes los que te formaran como empresario, busca el fracaso al comienzo que de el se aprende mas de lo que crees, por algún extraño motivo lo que me lleva a escribir esta entrada de blog es ahorrarte solo un par de fracasos ;).




Siempre a tu servicio,
Leonardo Brito.