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sábado, 24 de mayo de 2014

Como Organizar Una Empresa y Como Hacer Crecer Tu Startup - Parte 1

¿Como Organizar Mi Empresa?


Lo que los "Gurus" no quieren que sepas...


Tras leer libros sobre emprendimiento y asistir a varias charlas noto que falta lo esencial, lo mas importante. ¿Como quieren que la gente crezca si no sabe lo que es un estado de ganancias y perdidas?, no todo es motivación y he venido a salvarte de un inconveniente: la ignorancia de los super-gurus".

Te contare mi propia experiencia...  ella me dicta que en la mayoría de los eventos para emprendedores (al menos a los que he asistido) se habla de todo excepto de planificación y de números. ¿Sabes que?, a los inversionistas, al estado, a los bancos, socios, accionistas y cualquier otro etcétera que te encuentres en el camino para pedirle ayuda no le va a importar si quieres cambiar al mundo, solo le va a importar tus números y si estos son positivos. A los recaudadores de impuesto o a tu contador tampoco le importara si tienes un excelente valor añadido, si tu misión-visión es perfecta o ninguna de esas chácharas que te meten en los clubes de emprendimiento, que si bien son importantes si fallas en la estructura y en los números probablemente quiebres.

Literalmente vas a quebrar si no haces lo que te digo en las siguientes dos entradas de mi blog. Si quieres crecer necesitas prestarle atención capital a los números. Esto se trata de hacer dinero. Toda persona que inicia un negocio lo hace porque quiere ganar dinero, independientemente de lo que me digas porque si no = banca rota. Y eso esta bien, querer dinero no esta mal. Dijo Adam Smith que ese egoísmo sano del panadero es el que pone el pan en nuestra mesa y no necesariamente el deseo de alimentar a sus conciudadanos.

Este es un tema que por lo general los "Coach de Negocio" no conocen, la cuestión es que una vez que ya eres empresario y las cosas comienzan a "marchar" empiezas a tener problemas estructurales. Todo sale de aquella pregunta estrella para todo empresario en sus comienzos: ¿A dónde quieres llegar?, si la respuesta es lejos vas a necesitar una buena planificación y un plan de acción para llevar esa planificación en marcha de manera muy bien organizada. Necesitas ajustar tus cuentas, hacer un plan estratégico y una estructura solida para que tu empresa deje de depender tanto de ti y mediante procesos y sistematizares se convierta en un ser vivo, productivo y creciente. Una cosa es crear la empresa, la otra es dirigirla y hacerla productiva.




Tienes que sentirte feliz de llegar a mi blog apreciad@ lector. Me di cuenta que para ser un exitoso en tu negocio, no necesitas haber estudiado negocios en Harvard, tener doctorados en Estados Unidos ni mucho menos ser administrador con altos conocimientos en gerencia. Lo único que necesitas es conocer gente correcta, en fin lo mas importante es la gente o mejor dicho el conocimiento de la gente porque lo vital es tener en tus manos el conocimiento correcto, y eso es lo que vengo a darte: Esta es la crem de la
Business Intelligence.


Cuando tienes una PYME que comienza a crecer inesperadamente, comienzas a tener muchos problemas. Son tantas las cosas por hacer, son tantas las cosas por delegar, es necesario crear un sistema que te permita vivir, comer y dormir sin que la empresa se caiga abajo (Been There!!). Mi primer emprendimiento consistía en vender equipos tecnológicos  el negocio marcho por un par de meses pero jamas llegue a recuperar el capital inicial, mucha gente dice que en Venezuela es difícil hacer ese tipo de negocios, pero yo creo que sinceramente ese negocio se cayo fue por falta de planificación, números y estructura. De hecho los datos indican que todo negocio grande fracasa si faltan esos 3 elementos. 


En
Idea Verde nos ocurrió algo similar, como siempre fue una empresa pequeña y familiar que trabajaba al ojo por ciento  no previmos el desmezurado crecimiento que tuvo en tan solo un año (2013 - 2014 fue nuestro punto de inflexión) que todo comenzó a acumularse, todo se desorganizo trayendo problemas en cuanto a la administración. Un amigo (Omar Valenti) que conocí en la Cámara de Caracas me planteo hacer una re estructuración y una organización pues alegaba que si crecíamos un poco mas nos íbamos a caer. Recuerdo que alli estaban Jose Acosta director, Eliani Monagas diseños, Ingrid Azuaje producción y mi persona ventas hicimos la primera reunión de junta directiva un Lunes y definimos muchas cosas, sin una reunión de este tipo es imposible comenzar a organizar todo, asi que comienza por una reunión de junta directiva.


EMPRESA ORGANIZADA = EMPRESA PRODUCTIVA


Este es el problema mas grande de toda startup (aparte del financiamiento): el crecer de un momento a otro, pero déjame hoy ser tu salvación, esto va mucho mas allá de la "To Do List", eso te funciono por un tiempo. Pero es hora de ir a un segundo nivel.

Ahora tampoco debes ser un experto en management o en administración de personal, lo que si es importante ahora es que conozcas cada aspecto de tu negocio y que si puedes costearlo contrates a los mejores y trates de hacerlo todo sencillo.  Tampoco quiero que te sobrepases pues la burocracia y el carpetero destruye las organizaciones.  Principalmente porque cuando se trata de Startups no podemos darnos el lujo de contratar un administrador de empresas y un consultor. Mientras tanto hay que usar el conocimiento que podamos conseguir en portales como este, espero que entiendas que los Lideres de Mercado no improvisan y que el éxito en una formula de ventas jamas fue producto del azar.

El primer Salto de una Startup a una Empresa madura y consolidada es la organización y sistematización de la compañía.

La meta de todo emprendimiento es capitalizarse, expandirse y conseguir que la empresa se consolide y se convierta en una gran corporación, y esto es posible, solo hay que aprender a salir de esa primera etapa de inicio, luego de estar al día con las leyes comienza el arduo proceso de Crear un Sistema. Los modelo de negocios mas exitosos son aquellos que han sabido crear un excelente sistema.

** Principalmente antes de cualquier cosa; debes dedicar tiempo a establecer sólidamente en tu empresa los siguientes tres puntos:

* Punto 1) Delega y crea urgencia:
En la Startup es normal encargarse de todo, pero a medida que la empresa va creciendo debes dejar de ser el hombre orquesta, y comenzar a invertir en personas que hagan esas tareas que sinceramente tu no puedes hacer. También establece fechas límites de acción y logros, créeme que esto funciona mucho. Esto te permite operar con urgencia, sabiendo que tienes una meta que cumplir y retos que superar. Es bueno trabajar bajo el estrés de tener una fecha limite y con un equipo nunca lo olvides, el estrés tambien puede ser bueno. Ve los beneficios del "gerenciar con estrés."
* Punto 2) Elige tus batallas:
No se debe gastar tiempo en ponerse a decidir cuál será el logotipo que debes usar, ya que la marca ira evolucionando conforme evolucione el negocio. Hay cosas más importantes por las cuales debes obsesionarte, como ganar clientes y hacer dinero. No se debe gastar tiempo en cosas superfluas o que carecen de importancia como lo es una estructura organización solida vs definir un "lema pegajoso". También aplica para saber que no puedes ocupar todos los roles, define bien tu rol y pelea las batallas que solo corresponden a tu rol, entendiendo que tienes libertad y responsabilidad en ese marco.

* Punto 3) La gente es importante:

Algo que me paso y creo que pasa en la mayoría de los casos es que al principio no existe una reunión de junta directiva por lo que hay falta de comunicación en el negocio. Esto lleva a que existan problemas de ego, que un socio crea que aporta mas que otro o que no existan cuentas claras en cuanto al capital. Haz una reunión semanal para pasar revista, para ver cual es la opinión de todos y pídeles reportes. Las personas son lo mas valioso de tu organización. Si al principio no puedes darle beneficios a tus empleados mas que un sueldo base, ofreceles varios días de vacaciones y dale ciertas libertades, mas adelante podras darles seguros y un buen plan dental pero un empleado que se siente valorado por su jefe desde el inicio es altamente productivo.





 Pasos para organizarte:


1.- Modelos y Plan de Negocios

Probablemente este paso sea el que te lleve mas tiempo y por lo general si estas en estas ondas del emprendimiento de hace ya un tiempo debes saber de que se trata. Es muy sencillo pero lleva tiempo construir estos esquemas. Lo bueno es que te dará mayor claridad y te permitirá enfocarte; recuerda que el enfoque es una de las leyes del dinero. Sin embargo existe tanta información sobre el modelo canvas, el diagrama gantt y sobre los planes de negocios en Internet que escribir sobre ellos es redundar y hacer esta entrada de blog increíblemente larga. Preferí pasarlos por alto y referirte a nuestro buen amigo Google

-Modelo Canvas (Te ayuda a planificar y a entender los procesos internos de tu negocio)

-Diagrama de  Gantt (Te ayuda a planificar y a construir una estrategia un paso a la vez, lo considero fundamental para llevar a cabo campañas con éxito)

-Plan de Negocios (Es poner los pies sobre la tierra y ponerle acción, números y fechas a tu idea)

2.- "Los Números hablan" - Carlos Slim

Mas que por hacerle el trabajo sencillo a tu contador; es algo que la ley en la mayoría de los países exige: Debes llevar un libro diario, un libro de inventario y un libro mayor. Vas a organizar todos tus papeles, todas tus facturas y recibos y los pondrás en carpetas de manera organizada de manera que sea todo mas sencillo. Tomate el tiempo que sea necesario para realizar esto.

Aquí podemos hacer dos cosas, contratas a un administrador de empresas, te compras un libro de Calculo Mercantil y te lo devoras o bien puedes hacerlo de manera sencilla como te lo ofrezco en este blog. Hay cálculos que son imprescindibles, necesitas tener todo en tu negocio muy bien calculado sobretodo en una economía como la nuestra donde todo es muy volátil y cambiante, te voy a dar los cálculos principales que debes hacer.

Responde las siguientes preguntas: 
¿Cuanto vendiste el mes pasado?, ¿Cuanto vendiste este mes?, ¿Fue mejor este mes que el pasado?, ¿Cuanto ganaste el mes pasado y cuanto este mes?, ¿Es posible que todo este tiempo te hallas mantenido en perdida sin saberlo?, ¿Cuanto has invertido, perdido y cuanto has ganado hasta ahora?

Conocer la respuesta a preguntas como las de arriba te ayudaran a delinear estrategias y a definir rumbos para el éxito de la organización.


Primero que nada junto a un contador u administrador de empresas revisa tus libros y realiza tu EBIT y hazlo mensualmente, al principio quizás sea tedioso entrar en un mundo de números pero una vez aprendas a leerlos seras una persona capaz de hacer tangible el éxito financiero de tu empresa. tu EBIT es lo que permite saber si tu negocio es capaz de responder esas preguntas. Son tus ingresos por ventas sin descontar los impuestos, es lo que se puede decir utilidad en ventas antes de pagar impuestos al estado o porcentajes a los accionistas.

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**Los Principales:

Ventas: Registra todas tus ventas en un libro mayor, no bote ninguna factura y toda venta por pequeña o insignificante registrela, no trabaje con el "fiado".


. EBIT o BAII: Earnings Before Interest and Taxes - Beneficios Antes de Intereses e Impuestos.

. ROI: Return On Investment - Retorno a la Inversión

. VAN: Valor Actual Neto

.CF: Cash Flow - Flujo de Caja.



**Los Secundarios:

. Ingresos Medios por Usuario: Average Revenue Per User (ARPU)
El ARPU son los ingresos medios que se obtienen de los clientes, normalmente calculados de forma mensual. Para averiguar el ARPU mensual de tu negocio, deberás dividir los ingresos totales del mes por el número total de meses contratados.
ARPU (mensual) = Ingresos mes / Total meses suscritos
. Tasa de bajas: Churn Rate
Mide el ratio de bajas que tiene el servicio y se calcula dividiendo las bajas en un periodo por el resultado de multiplicar los clientes totales por el periodo.
Churn Rate  = Bajas / (Total clientes x periodo de bajas)
. Coste de Adquisición de Clientes: Customer Acquisition Cost (CAC)
Es el coste en el que incurrimos para conseguir un nuevo cliente. No se trata de cuál es más barato.
CAC =(Gastos de marketing + comerciales) / nuevos clientes
.Coste Medio del Servicio por Cliente: Average Cost of Service (ACS)
Una vez captado el cliente, hay que proporcionarle el servicio y eso también cuesta. El valor del ACS es alto, al principio, con pocos clientes y se irá aproximando al coste variable con un ACS alto.
CAC = Coste del servicio (fijo + variable) / Núm. clientes totales
.Valor de la Vida Útil del Cliente: Customer Lifetime Value (CTV)
El CTV es el valor esperado de un cliente. Su forma más simple es la de multiplicar el ARPU por la vida media de un cliente, es decir 1 / Tasa de bajas. 
CTV =ARPU x ( 1 / Churn Rate)
¿Cuál es la rentabilidad por cliente?
1 ¿Cuánto ingresas por cada cliente? ARPU x (1 / CHURN) = CTV
2 ¿Cuál es tu beneficio operativo? CTV – ACS = MARGEN BRUTO
3 ¿Cuánto ingresas por cliente? CTV – ACS – CAC = MARGEN NETO

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Indudablemente no dispones de mucho tiempo y no es un trabajo al que puedas dedicarte siendo tu el dueño de la compañía, pero no olvides que los números lo dicen todo; en base a los números puedes hacer estrategias, tomar desiciones y gerenciar con mayor eficacia. Negocios muy pequeños se han convertido en altamente rentables por el buen entendimiento de los números. Te invito a leer la segunda parte:
>>Como Organizar Tu Empresa - Parte II<<


En Prosperidad, 
Leonardo Brito